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会社で必要となる備品の一つがコピーやファックス機能の付いた複合機です。
複合機の機能はどんどん高性能化しており、オフィスではなくてはならないものの一つでしょう。
複合機を導入する時、保守契約を結ぶかどうか悩む方も多いのではないでしょうか。
保守契約には4つの形態があります。
それぞれの特徴を見ていくとともに、保守契約とはどういったものなのか考えてみましょう。
複合機の保守契約とは
複合機の保守契約とは、一定の料金を支払うことで、その複合機にトラブルが生じた際の修理や日常的なメンテナンスなどが受けられるサービスのことを言います。
家電を購入したときのアフターサービスの保障などと似たようなものです。
保守契約を結ぶと、その複合機の専門の技術者がサービスにあたってくれます。
主な保守内容としては、複合機の定期的なメンテナンス作業、不具合が生じたときの出張修理対応、トナーがなくなったときの無償交換などがあります。
サービスの契約内容によって保守の範囲や料金が変わります。
複合機に保守契約が必要な理由
複合機には様々な機能が搭載されており、家庭用コピー機などと比べるとかなり複雑な作りになっています。
そのため、専門の知識を持った技術者でないと扱いが難しいところがあります。
複合機が故障した場合、修理を頼むことになります。
個別に業者への修理を依頼すると、部品代などを含め高額な修理代がかかる可能性も大きいです。
特に感光体ドラムなど高級な部品を取り換える必要がある場合、修理代が10万円以上になってしまう事もあります。
修理交換などに関する保守契約を結んであれば、こういったトラブルにも無償で対応してもらえますので、急な出費を抑える事ができます。
契約内容にもよりますが、トナーの無料交換も保守内容の主なメリットの一つです。
実は純正トナーの価格は3万円前後と意外に高額です。使用頻度の高い複合機の場合、その都度トナーを買い替えるとかなりの負担になってしまう恐れがあります。
また、複合機は会社では毎日使うものですので、故障時に当日対応してもらえるのも大きなメリットです。
会社の場所や修理内容によっては後日対応になる可能性もありますが、大抵は即日対応してもらえます。
契約内容に技術者による定期メンテナンスも含まれていれば、故障を未然に防ぐことができ、業務に支障が出る事を防ぐことができます。
複合機の保守契約には4種類ある
保守契約の種類は契約する業者などによって多少の違いはありますが、大きく分けて4種類あります。
カウンター保守、キット保守、スポット保守、年間保守の4つです。
それぞれどんな特徴と違いがあるのでしょうか？また、メリットとデメリットについても見ていきましょう。
カウンター保守
企業での保守契約の種類のうち、約8割を占めるのがカウンター保守です。
ビジネスで使われる複合機の保守契約のうちの大半を占めるといってよいでしょう。
複合機に設置されているカウンターでの使用枚数に応じて、料金を毎月支払います。
印刷枚数が多くなるほど料金が高くなっていくことになります。
保守の内容は、定期的なメンテナンス作業やトラブル発生時の対応、トナーの無償交換などです。
大抵のトラブルには対応できる形といえるでしょう。モノクロ印刷よりもカラー印刷の方が価格が高くなります。
そのメリットは故障時やトナー補充などの急な出費を抑えられることです。
毎月の保守料金を支払えば、保証範囲の中で何度サービスを利用しても追加料金を請求されることはありません。
複合機にかかる消耗品費も抑える事ができます。
印刷枚数が多くなればなるほど、維持費としては割安に抑える事ができるでしょう。
定期メンテナンスを行う事で、故障時などの業務へ支障を回避する事もできます。
デメリットとしては使用頻度が少ない場合など、印刷枚数によっては割高な保守費用を支払わなければならない事です。
一時的に大量に使用したときは思わぬ出費になる事もあります。毎月必ず料金がかかることもデメリットの一つでしょう。
キット保守
キット保守はコピーキット保守とも呼ばれます。
専用トナーを購入することで、その複合機の保守サービスを受けることができる契約です。
トナーの代金に保守料金が組み込まれている形といえるでしょう。
そのトナーが無くなるまで、または購入後5年間が保証期間となり、無償の修理やメンテナンスを受ける事ができます。
毎月の印刷枚数にかなりのばらつきがある場合は費用を抑える事ができるかもしれません。
どの複合機にも対応できるわけではなく、対応機種は限られています。
メリットとしては、比較的本体価格が安くなっていることです。
その分トナーにキットとして保守料金が加算されていますので、あまり大量に印刷することが無い小規模なオフィス向けだと言えます。
トナーを使用している間は無償の修理サービスに応じてもらえますので安心です。
ただし、モノクロ機種のみの適用となりますので、その点はデメリットとして挙げられます。
また、修理内容により追加費用が必要となることもあり、その金額ははっきりとは言えません。
新品を購入した際などは無駄になってしまう事も多いため、パーツ代がかえって高くつく可能性もあります。
スポット保守
スポット保守とは、複合機の不具合が発生し、サービスを利用したときにのみ料金を支払う契約です。
毎月の支払いは発生せず、トラブル発生時に単発で修理の依頼をする形になりますが、料金もそのサービスごとに個別にかかります。
あまり複合機を使わない企業向けであるといえるでしょう。
複合機の修理は、単発で受け付けてくれる業者が少ない傾向があるので、契約を結んでおくことで安心して保持できるところがそのメリットです。
月々の費用がかかるわけではありませんので、コストを抑える事もできます。
但し、修理やメンテナンスを頼むごとに費用は発生します。
トナーやパーツなどの部品代も実費がかかりますので、思わぬ出費になる事もあります。
修理も当日中に対応してもらえない場合があるなど、デメリットも目立ちます。
年間保守
年間保守契約は、1年間の期間を設けて修理などのサービスを保証する契約です。
基本的に、商品購入後1年間は無償の保守サービスが受けられます。
ほかの契約と異なるのは、年間の保守料金の中にトナーやパーツなどの費用は一切含まれていないところです。
契約の対象となるのは修理にかかる技術者の派遣等の修理代のみであり、修理にかかる部品などの実費は負担する形になります。
販売店独自の設計になっているものが多く、複合機の業界でほとんど存在していない契約形態のようです。
中古機で保守契約が必要となる目安の印刷枚数とは
リース契約で新品の複合機を導入した場合は、保守契約が必須となります。
しかし、中古の複合機を一括で購入する場合はこの限りではありません。契約は購入者の任意となります。
中古機での保守契約の選択は、印刷枚数が目安となります。
印刷速度が毎分20~30枚程度であり、一ヶ月あたり3000枚以上、一日150枚以上印刷するのであれば、保守契約を結んだ方がよいでしょう。
また、毎分40枚以上印刷可能な中高速複合機の場合も保守契約を結ぶことが推奨されます。
印刷枚数が多くなることが予想されますので、使用頻度も高くなり、トラブルの可能性も上昇する為です。
保守契約に加入しておけば、安心して使用することができます。
複合機の保守契約は自社に合ったものを選ぼう
複合機はビジネスの現場では非常に有用で必要不可欠の機器です。
導入を検討するならば、同時に保守契約の加入についても考える必要があります。
保守契約には様々な種類がありますので、会社の規模や使用状況に応じて検討することが大切です。
もし、分からないときや迷ったときは複合機のリース販売やレンタル販売、中古販売サイト「コピー機ドットコム」に問い合わせてみてはどうでしょうか？きっと最適な選択の手助けとなります。
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